テキストファイルを使って作業ログをとってみた

目次

  1. どうして作業ログなんてとろうと思ったの?
  2. 何を記録するの?
  3. どういうツールにするの?
  4. 具体的にはどう書くの?
  5. 今後、こうしたい

どうして作業ログなんてとろうと思ったの?

最近、急に仕事が忙しくなって、たくさんのタスクが同時進行するようになりました。

そうすると、例えばタスクAの球を相手部署に投げて、待っている間にタスクBとタスクCをすることが普通になり、その間に別の部署からタスクAについての問い合わせが来たりします。すると、そこからタスクAのメールだったり資料だったりを探すわけです。

もう意識は別のタスクに切り替わってるし、PCのストレージの問題で検索に時間がかかったりして、効率が悪いんですね。

そこで、検索の効率を上げようと考えました。方法は3パターンあるかと思います。

  • デスクトップ検索を導入する。(Windowsサーチではちょっと・・・)
  • メーラー(Outlook)の検索速度を上げる。(でもPCは交換できないし・・・)
  • 検索のキーワードを増やす。

ということで、検索するときのキーワードを増やすために、作業のログをとることを考えました。

何を記録するの?

情報を探すシチュエーションはどのようなものでしょうか。

  • ○○のメールを引用して、メールを書きたい。
  • ○○のメールをエビデンスにしたい。
  • 以前発行した書類のデータ(ファイル)を流用したい。
  • ○○したのいつだっけ?
  • ○○したっけ?

つまり

  1. 情報の受け取りの記録
  2. 情報の発信の記録
  3. 作業の実行の記録

これらをログに残したいと思います。

情報そのものはメールのアーカイブやITS/BTSシステムに残りますので、どのシステムの何をキーに検索すれば良いのかだけを記録します。

作業の結果については、文書類の発行でしたら文書番号を残すとか、Excelやパワポのファイルが成果物でしたらファイル名を残します。

どういうツールにするの?

作業ログに手間がかかってしまっては本末転倒ですし、面倒と感じるようなものでは続かないので、テキストエディタでテキストファイルに記録することにします。

ただ、プレーンなテキストファイルに上から順番に書いていくとタスクの一覧性が悪いので、テキストエディタのアウトライン機能を使ってみます。

アウトライン機能を持つ軽量なテキストエディタとして、 Mery を使います。というか、普段からMeryを使っています。

具体的にはどう書くの?

イメージとしてはこんな感じです。

../../_images/lifehack_tasklog_01.png

ATOKでは、「きょう」を変換すると今日の日付(yyyy/mm/dd)に変換されます。右向きの矢印は「みぎ」を変換すると出てきます。

アウトラインのペインの項目をドラッグアンドドロップで移動すると、本文の方も移動します。 これを使って、終わったタスクはどんどん上の方に移動して、タスクの整理ができます。

今後、こうしたい

  • 特定の日付のログだけを抜き出して、日報や週報にしたい。
  • メールのログをOutlookにリンクしたい。
  • TiDDにしたい。

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